Agendar sesiones online puede volverse un caos si tienes múltiples solicitudes de pacientes o clientes que quieren trabajar contigo de forma remota.
Aunque hace tiempo utilizaba y recomendaba una herramienta (You Can Book Me) que facilita el proceso de gestión para agendar una sesión online, he descubierto una herramienta que me ha facilitado aún más el proceso.
Videotutorial de Calendly completo en Español
Calendly: La herramienta para agendar consultas online
Calendly es una herramienta que permite agendar consultas online de forma automatizada sin tener que enviar manualmente emails o Whatsapps para coordinar la reunión.
Además, en su versión gratuita te permite:
- Agendar un número ilimitado de veces
- Crear un calendario personalizado para fijar la:
- Duración
- Horarios
- Periodo de tiempo
- Zona horaria de la persona que agenda
- Conectarse con Google Calendar, Outlook, iCloud y Office 365, lo que te permitirá tener recordatorios automáticos a través de estos calendarios (la opción de recordatorio por email está en la versión de pago)
- Personalizar el email de invitación (una vez que te agendan, se envía automáticamente un email que puedes personalizar)
- Notificaciones automáticas para:
- Cancelación de reuniones
- Reagendar si cambiaron el horario
- Crear formularios de preguntas que puedas requerir antes de la sesión
- Generar un link automático con Zoom (hasta Junio de 2020 será posible probar esta integración con la versión gratuita)
Si quieres llevarlo un paso más allá, y dependiendo de la versión de pago que elijas podrás:
- Enviar emails automáticamente:
- De recordatorio
- De seguimiento (follow-up)
- Agregar procesador de pago (Stripe, Paypal, Salesforce)
- Añadir branding a tu calendario
- Personalización de emails
- Métricas y reportes
- Integración con el pixel de Facebook
- Integración con Zapier (una herramienta que permite integrar múltiples herramientas)
- Etc.
Tutorial de Calendly en Español para agendar consultas o terapias online
Paso 1: Crea tu cuenta en Calendly.
El primer paso será crear una cuenta en Calendly. Te pedirá tu email.
Podrás elegir si registrarte e iniciar sesión con tu cuenta de Google o con tu email y una contraseña que crees.
Se enviará automáticamente un email de confirmación para que verificar tu cuenta. Sólo tienes que dar clic en Confirm my email, como todos los procesos de verificación.
Te pedirá que inicies sesión con la contraseña que elegiste en el primer paso.
Paso 2: Personaliza tu Calendly
Te pedirá elegir el nombre del link que utilizarás para que tus pacientes puedan elegir en el calendario el horario que deseen. También tienes la opción de fijar la zona horaria.
El siguiente paso será elegir con qué calendario se va a sincronizar, o también puedes no elegir calendario y dejarlo para después (aunque te pedirá posteriormente que lo realices, sobretodo porque es parte del sistema de recordatorios que usará).
Después te pedirá que elijas los días y horarios que tienes disponibles (si no lo tienes claro en el momento, puedes configurarlo después).
Finalmente te pedirá elegir qué tipo de usuario eres (esto es más una encuesta inicial de Calendly que no afecta tu configuración).
Paso 3: Configura tu calendario
Cuando hayas terminado la configuración básica de usuario nuevo, te mostrará tu cuenta con 3 calendarios predeterminados de 15, 30 y 60 minutos.
Aunque puedo usar y personalizar alguno de los que ya está creado, voy a elegir uno desde cero y voy a crear un nuevo calendario. Para ello, dale clic al botón de New event type.
Elige la opción de One-on-one y dale clic en el botón de Create.
Escribe los datos que te pide:
- Event Name: Nombre de tu calendario (por ejemplo, “Consulta Psicológica para parejas”… Este nombre será visible para las personas que vean el link del evento).
- Location: Aquí es donde eliges Zoom.
- Description / Instructions: La descripción del evento (es lo que van a leer las personas que vean el calendario y les puedes explicar el funcionamiento de la sesión)
- Event Link: El url de tu calendario (recuerda que puedes tener varios calendarios)
- Event Color: El color del calendario para diferenciarlo de otros.
Una vez que tengas estos datos listos, dale clic en el botón de Next.
Ahora podrás elegir los datos de la llamada:
- Event duration: Duración del evento (puede ser por ejemplo 90 minutos)
- Date rage: Puedes elegir que sea indefinido o un periodo de fechas específicas
- Event Time Zone: Elige tu zona horaria y tus invitados la verán en su respectiva zona horaria.
- Availability: Podrás elegir entre qué horarios es posible agendarte, incluso periodos no consecutivos. Por ejemplo, de 11am a 1pm y de 5pm a 6pm sólo los lunes.
- Secret event: Puedes determinar si el calendario puede ser visible en tu página principal de calendarios.
Al final da clic en el botón de Next.
Verás que te aparecen opciones adicionales, de las cuales la que más te puede interesar es personalizar el email de invitación y agregar alguna política de cancelación.
Para ello, da clic en Notifications and Cancellations Policy
Da clic en Personalize en la sección de Calendar invitations.
Podrás cambiar el título y texto del email:
También puedes escribir un texto personalizado para la política de cancelación:
Importante: Dale clic en el botón de Save & Close.
Doblemente importante: Asegúrate de darle clic en el toggle de Your event type is “OFF” para que se active a ON:
¡Y listo! Ya tienes una manera de programar sesiones online con tus pacientes. Simplemente compárteles el link que acabas de crear o puedes darle clic en View Live Page para ver cómo lo vería un usuario:
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